보증이 끝난 것을 장애가 나고 나서 아는 경우가 많습니다. 그때는 이미 선택지가 없습니다. 부르는 값에 수리하거나, 며칠을 기다리거나, 급하게 새 장비를 사거나입니다.
문제
보증 만료를 놓치면 비용과 시간이 동시에 나빠집니다. 무상 교체로 끝났을 부품이 유상이 되고, 당일 방문이던 대응이 접수 후 며칠로 바뀝니다.
- 무상 교체 대상이던 부품이 유상으로 바뀜
- 현장 방문 대응이 사라지고 택배 수리로 전환
- 단종된 모델이면 부품 자체를 구할 수 없음
- 예산을 잡아 두지 않아 긴급 결재로 처리
원인
보증 만료일이 장비 대장에 없거나, 있어도 아무도 보지 않기 때문입니다. 장비를 들일 때는 다들 알고 있지만 3년이 지나면 담당자가 바뀌어 있습니다.
- 구매 시점의 계약서만 있고 만료일이 대장에 옮겨지지 않음
- 만료 3개월 전에 알려 주는 장치가 없음
- 연장 여부를 결정할 예산 시점과 만료 시점이 어긋남
해결책
만료일을 대장에 넣고 3개월 전에 알림이 오게 만드는 것으로 대부분 해결됩니다. 그 시점에 연장, 자체 보유, 교체 중 하나를 고르면 됩니다.
- 장비 대장에 보증 시작일과 만료일 열을 추가
- 만료 3개월 전 알림을 일정에 등록
- 연장 견적과 신규 장비 견적을 같은 표에 놓고 비교
- 중요도가 낮은 장비는 연장 대신 예비 부품 확보로 대체
- 연장하지 않기로 했다면 그 결정과 이유를 문서에 남김
현장에서 확인할 것
- 보유 장비 중 올해 안에 보증이 끝나는 것이 몇 대인지
- 그중 업무가 멈추면 곤란한 장비는 몇 대인지
- 벤더가 아직 그 모델의 부품을 공급하는지
- 연장 비용과 신규 도입 비용의 3년 합계
만료일을 아는 것만으로 선택지가 하나에서 셋으로 늘어납니다. 대장에 열 하나를 추가하는 일이 전부입니다.